Podatnicy przygotowujący PIT-36, dokonujący transakcje z podmiotami powiązanymi lub z krajami stosującymi szkodliwą politykę podatkową, mają obowiązek przygotowywać dokumentację podatkową przeprowadzanych transakcji. Założeniem jest, że podmiot składający PIT-36 oraz załącznik PIT/TP (sprawozdanie uproszczone o cenach transferowych) powinien posiadać na dzień złożenia sprawozdania – dokumentację podatkową obejmującą dane wykazane w PIT/TP. Potwierdzeniem tego jest oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji podatkowej, które podatnicy mają obowiązek złożyć do dnia upływu terminu określonego dla złożenia rocznego zeznania podatkowego.
Niemniej samą dokumentację przedstawia się wyłącznie na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej w terminie 7 dni od dnia doręczenia tego żądania. Należy jednak pamiętać, że organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej może wystąpić do podatnika z żądaniem sporządzenia i przedłożenia dokumentacji podatkowej dla transakcji lub innych zdarzeń, których wartość nie przekracza limitów przygotowania dokumentacji i informowania o transakcjach na PIT/TP, w przypadku zaistnienia okoliczności wskazujących na prawdopodobieństwo zaniżenia ich wartości w celu uniknięcia obowiązku sporządzenia dokumentacji podatkowej. Żądanie powinno wskazywać okoliczności świadczące o prawdopodobieństwie zaniżenia wartości transakcji lub innych zdarzeń. Podatnik jest obowiązany do sporządzenia i przedłożenia dokumentacji podatkowej, w terminie 30 dni od dnia doręczenia takiego żądania.
Oświadczenie o przygotowaniu dokumentacji podpisuje podatnik. Pełnomocnictwa oraz prokura pozwala na przekazanie prerogatywy na osoby odpowiedzialne w jednostce za określone czynności.
W przypadku niezłożenia oświadczenia o posiadaniu dokumentacji cen transferowych lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą osoba odpowiedzialna ponosi odpowiedzialności karno-skarbową z tytułu uchybienia terminowi złożenia wymaganej informacji podatkowej bądź informacji nieprawdziwej.
Oświadczenie nie musi być przekazane łącznie z PIT/TP oraz łącznie z deklaracją podatkową PIT-36, musi być natomiast przekazane w terminie do 31 kwietnia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym.