Każdy zatrudniony pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu urlopu bezpłatnego. Urlopu takiego udziela się wyłącznie z inicjatywy pracownika, na jego pisemny wniosek.
Pracodawca może nie wyrazić na niego zgody, jednak odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego powinna posiadać formę pisemną. Pracodawca nie może sam skierować pracownika na urlop bezpłatny, a w przypadku jeśli pracownik zostałby zmuszony przez pracodawcę do skorzystania z takiego urlopu, wówczas pracownikowi przysługuje wynagrodzenie postojowe (wyrok Sądu Apelacyjnego z dnia 15 października 1996 r. III AUa 34/96, OSA z 1997 r. nr 10, poz 35).
Zasady korzystania z urlopu bezpłatnego reguluje art. 174–1741 kodeksu pracy.
Wyróżnia się dwa rodzaje urlopu bezpłatnego:
Pracodawca może uzależnić wyrażenie zgody na urlop bezpłatny pracownika od wcześniejszego wykorzystania przez niego urlopu wypoczynkowego. Skorzystanie bowiem przez pracownika z dłuższego urlopu bezpłatnego może spowodować, iż nie zdąży on wykorzystać należnego mu urlopu wypoczynkowego do końca danego roku albo do końca września roku następnego. Ponadto gdyby umowa o pracę uległa wcześniej rozwiązaniu, pracodawca musiałby wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.