Dokument potwierdzający dokonanie wpłaty stanowi dowód dokonania czynności w określonej wartości oraz w określonej dacie. Istota potwierdzenia wpłaty wynika zatem z możliwości zwolnienia wpłacającego ze zobowiązania do wartości, na jaką opiewa płatność oraz uwalnia go od odsetek za zwłokę w przypadku zobowiązań przeterminowanych.
Dokument wpłaty stanowi podstawowe potwierdzenie utrzymania stanu konta w wartościach wskazanych w księgach. Zestawienie dokumentów KP i KW oraz dowodów wpłat i wypłat pozwala na utrzymywanie rzetelności i prawidłowości prowadzonych ksiąg i zapisów w nich dokonywanych oraz stanowi element pełnego obrazu obrotu pieniężnego dokonywanego przez jednostkę.
Przepisy nie określają wzoru Dowodu Wpłaty. Dokument ten powinien zatem spełniać warunki określone w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) dla dowodu księgowego lub w przypadku uproszczonej księgowości – rozporządzenia z dnia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2003, nr 152, poz. 1475).
Oprócz dowodów wpłaty i wypłaty jednostka powinna dokumentować obrót gotówkowy (móc udowodnić rozchody i przychody gotówki) oraz obrót bezgotówkowy (dowody przelewów bankowych, dowody zapłaty).
Dowód powinien zawierać:
Należy pamiętać, że zasady określania terminu wpłaty ustala się inaczej dla celów prawa cywilnego, a inaczej – w przypadkach zobowiązań publicznoprawnych. Zwolnienie ze zobowiązania nie musi nastąpić w dacie dokonania płatności (wystawienia dowodu wpłaty), lecz w dacie faktycznego postawienia pieniędzy do dyspozycji wierzyciela.