Wniosek o zwrot nadpłaty, należy złożyć we właściwej dla miejsca prowadzenia działalności Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS.
Płatnik składek może złożyć wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek, po stwierdzeniu przez Zakład, że składki zostały nienależnie opłacone.
W przypadku nienależnie opłaconych składek, w stosunku do których nastąpiło przedawnienie ich zwrotu (tj. upłynęło 10 lat, od daty ich opłacenia lub otrzymania zawiadomienia o nadpłacie), Zakład z urzędu może zaliczyć je na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Płatnik składek może również złożyć wniosek o dokonanie zwrotu, ustalonej we własnym zakresie nadpłaty.
Zgodnie z art. 41 ust. 6 i 7a oraz art. 47 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni imienny raport miesięczny korygujący, a wraz z nim deklarację rozliczeniową korygującą, w formie nowych dokumentów zawierających wszystkie prawidłowe informacje. Do czasu złożenia przez płatnika składek stosownych dokumentów korygujących, poświadczających, że składki opłacono nienależnie nie można stwierdzić "nadpłaty" i dokonać jej zwrotu. W związku z powyższym, gdy płatnik złoży wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek bez złożenia prawidłowych dokumentów, Zakład wzywa płatnika do złożenia w terminie 7 dni stosownych dokumentów korygujących, pod rygorem wydania decyzji odmawiającej zwrotu składek. W przypadku gdy płatnik złoży prawidłowe dokumenty w terminie, dokonywany jest zwrot nienależnie opłaconych składek. Natomiast, jeżeli płatnik nie złoży prawidłowych dokumentów w wyznaczonym terminie, wydawana jest decyzja o odmowie dokonania zwrotu.