Okresowa inwentaryzacja jest czynnością niezbędną zarówno w przypadku małych przedsiębiorstw jak i podmiotów prowadzących pełną księgowość. W obu przypadkach dokumentem obrazującym stan majątku oraz pozwalającym na wycenę tego majątku jest arkusz spisowy wypełniony przez komisję sporządzającą spis, podpisany i ustalający braki i niedobory majątku.
Spis z natury dokonywany jest z reguły na koniec i na początek roku, choć niektóre elementy majątku podlegają spisowi rzadziej lub stosowane są w stosunku do nich uproszczenia spisowe.
Majątek podlegający spisowi z natury należy wycenić. Podstawą wyceny jest z reguły wartość rynkowa lub cena zakupu czy sprzedaży.
W przypadku podmiotów prowadzących księgowość uproszczoną, spisu dokonuje się na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności. Spis z natury podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne oraz gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.
Przy prowadzeniu:
Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.
W celu zwiększenia większej liczby pozycji należy do formularza głównego dodać załącznik Arkusz spisu z natury - załącznik. Na ostatniej stronie należy wpisać łączną wartość spisu z natury, sumując pozycje "Suma strony".
W przypadku likwidacji działalności należy również przygotować spis z natury majątku przedsiębiorstwa na dzień likwidacji. Związane jest to z obowiązkiem przekazania majątku ze związanego z działalnością gospodarczą – do majątku prywatnego, w konsekwencji czego wystąpić może opodatkowanie zarówno podatkiem VAT, jak i dochodowym.
W przypadku podatku dochodowego, sama likwidacja nie spowoduje naliczenia podatku (dawniej występował podatek 10% od majątku objętego spisem z natury na dzień likwidacji działalności gospodarczej). Jednak późniejsza sprzedaż takich towarów, prowadzona przez 6 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła likwidacja firmy, opodatkowana jest nie jako prywatna, lecz nadal jako pochodząca z działalności gospodarczej.
W związku z likwidacją działalności wystąpi natomiast opodatkowanie towarów likwidowanej firmy podatkiem od towarów i usług. Obowiązek podatkowy w tym przypadku powstaje w dniu zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu. Podstawą opodatkowania jest wartość towarów podlegających spisowi z natury jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia - koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy tych towarów. Opodatkowanie nie będzie dotyczyło towarów, od których nie przysługiwało podatnikowi odliczenia podatku naliczonego oraz podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego.
Właściwym jest stosowanie odrębnych dokumentów spisowych dla celów podatku dochodowego oraz podatku VAT.