Zapisy w ewidencji przedsiębiorców rozliczających przychody ryczałtem (od przychodów ewidencjonowanych) są dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami. W przypadku sprzedaży bez faktur – przedsiębiorcy dokumentują sprzedaż na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wartość tych przychodów za ten dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Zestawienie obejmować powinno zarówno sprzedaż dokonywaną w gotówce, jak również przelewy na rachunek bankowy, płatności kartą itp. W zestawieniu sumować należy całość sprzedaży, nie trzeba dzielić jej na poszczególne metody i rodzaje, jakimi dokonano zapłaty.
W przypadku sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej, sprzedaży tego rodzaju nie należy ujmować w dziennych zestawieniach sprzedaży niezaewidencjonowanej. Podatnik nie powinien dodatkowo (oprócz kasy fiskalnej) prowadzić dziennego zestawienia sprzedaży niezaewidencjonowanej lub prowadzić go zamiast ewidencji na kasie. Nie można pomiąć ewidencji w formie kasy rejestrującej wykazywaniem sprzedaży w dokumencie sprzedaży niezaewidencjonowanej. Należy zatem równolegle monitorować przekraczanie limitów, od których obowiązkowym staje się rozpoczęcie rejestracji na kasie.
Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących dokonują bowiem zapisów w ewidencji na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodów. Na odwrocie raportu dobowego, podatnik wpisuje łączną wartość przychodów, wynikającą z tego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.